Zásady ochrany osobních údajů

VE SPOLEČNOSTI EVENT MEDIA S.R.O.

Vážení zákazníci,

dovolujeme si Vás informovat o zásadách a postupech při zpracování Vašich osobních údajů společností Event media s.r.o., správcem osobních údajů, a to v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

I. ZÁKLADNÍ INFORMACE

Správce osobních údajů: Event media s.r.o., Kaprova 42/14, Praha 1, 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 199402, kontaktní e-mail: info@eventmedia.cz, (dále též „EM“).

Subjekty údajů: Zákazníci, se kterými má EM uzavřenou smlouvu, a partneři, se kterými má EM uzavřenou Smlouvu o obchodní spolupráci, (společně též „Subjekty údajů“).

Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): EM jmenoval DPO pověřence pro ochranu osobních údajů.

Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace: EM nepředává osobní údaje do třetí země nebo mezinárodním organizacím.

Doba zpracovávání údajů: Osobní údaje EM zpracovává po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu maximálně 1 roku od ukončení smluvního vztahu. Osobní údaje zpracovávané pro plnění povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů EM zpracovává po dobu stanovenou těmito právními předpisy. V případě potřeby použití osobních údajů pro ochranu oprávněných zájmu EM, EM zpracovává osobní údaje po dobu nezbytnou k uplatnění těchto práv.

Automatizované individuální rozhodování: EM neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování.

Dozorový úřad: Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: 234 665 125.

II. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

EM získává osobní údaje přímo od zákazníků, a to:

v rámci jednání o uzavření smlouvy o produktu či službě společnosti. EM vždy informuje své Zákazníky, které z osobních údajů musí pro účely plnění smlouvy poskytnout a které poskytují dobrovolně. Tyto data společnost zpracovává a některé i zveřejňuje, a to především pro účely:

marketingu zejména v propagačních materiálech, letácích,
prezentace na webu,
prezentace na sociálních sítích (např. Facebook, Instagram, Youtube apod.)
prezentace ve výroční zprávě (Zprávě o činnosti) a dalších informačních materiálech.
vedení evidence běžeckých výsledků (telefonní číslo, e-mail, datum narození)
pro účely zveřejnění fotogalerií (fotografie, videa, zvukové záznamy)
zpracování IT řešení, vedení účetnictví, režie videí a fotografií z akcí, a zpracování výsledků

III. PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje Zákazníků jsou zpracovávány z následujících právních titulů:

souhlas se zpracováním osobních údajů;
zpracování za účelem plnění smlouvy;
zpracování za účelem plnění zákonné povinnosti EM
zpracování za účelem ochrany životně důležitých zájmů subjektů údajů nebo jiné fyzické osoby;
zpracování za účelem oprávněného zájmu EM.

IV. ÚČEL A ROZSAH ZPRACOVÁNÍ

Za účelem plnění smlouvy nebo plnění právních povinností EM zpracovává:

jméno, příjmení a titul, poštovní adresa (trvalý pobyt, popř. i doručovací adresa) (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů),
datum narození, pohlaví, věk (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů),
počet dětí, data jejich narození (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů),
e-mailová adresa (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů),
telefonní číslo (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů)
fotografie z běhů (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů).
videozáznamů z běhů (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů)
číslo bankovního účtu (na základě platby služby a souhlasu Osobních údajů)
pro účely zpracování běžeckých výsledků, diplomů

Za účelem plnění smlouvy nebo plnění právních povinností EM zveřejňuje:

jméno, příjmení za účelem sestavení výsledků z běhu (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů),
rok narození, pohlaví (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů),
fotografie z běhů (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů).
videozáznamů z běhů (na základě souhlasu subjektu Osobních údajů)
při zveřejnění výsledků, diplomů aj. bude použit systém ,,pseudonymizace,, (bude uváděno jen jméno, příjmení a startovní číslo běžce).

V případě, že má EM v úmyslu zpracovávat jiný osobní údaj, než je uvedený v tomto článku, případně pro jiné účely, může tak činit pouze na základě platně uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany Zákazníka. Souhlas se zpracováním osobních údajů uděluje Zákazník na samostatné listině.

V. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Příjemci osobních údajů jsou:

společnosti zabývající se účetnictvím, které jsou pověřeny k provádění účetních operací a mzdového účetnictví, a za tímto účelem jsou jim poskytnuty osobní údaje zaměstnanců, Partnerů a Spotřebitelů a Zákazníků;
společnosti zabývající se IT řešením, které jsou pověřeny k provádění IT administraci softwarových programů, které EM využívá, a za tímto účelem jsou jim poskytnuty osobní údaje zaměstnanců, Partnerů a Spotřebitelů a Zákazníků.
společnosti zabývající se natáčením videozáznamů a fotografií, které jsou pověřeny k provádění administrace těchto materiálů, které EM využívá, k marketingovým účelům a za tímto účelem jsou jim i poskytnuty osobní údaje Zákazníků (především běžců).
společnosti zabývající se zpracováním a zajištěním výsledků, které jsou pověřeny k provádění administrace softwarových programů, které EM využívá k zjištění časů a evidence těchto záznamů, a za tímto účelem jsou jim poskytnuty osobní údaje Zákazníků (především běžců).

VI. PRÁVA ZÁKAZNÍKŮ

Subjekt údajů má:

právo na přístup k osobním údajům: Subjekt údajů má právo získat od EM potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobních údajům a k následujícím informacím: a) účel zpracování; b) kategorie dotčených osobních údajů; c) příjemci, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny; d) plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy; e) existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování, anebo vznést námitku proti tomuto zpracování; f) právo podat stížnost u dozorového úřadu; g) veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů; h) Subjekt údajů má zároveň právo získat kopii zpracovaných osobních údajů.
právo na opravu osobních údajů: Subjekt údajů má právo na to, aby EM bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají, příp. doplnila neúplné osobní údaje.
právo na výmaz osobních údajů: Subjekt údajů má právo na to, aby EM bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se ho týkají, v případě, že: a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; b) subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně; e) osobní údaje musí být vymazány k okamžitě f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Právo na výmaz se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právních povinností, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a v dalších případech stanovených v Nařízení.
právo na omezení zpracování: Subjekt údajů má právo na to, aby EM omezila zpracování, v kterémkoli z těchto případů: a) subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby EM mohla přesnost osobních údajů ověřit; b) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití; c) EM již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody EM převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
právo vznést námitku proti zpracování: Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, které EM zpracovává z důvodu jeho oprávněného zájmu. EM v takovém případě osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
právo na přenositelnost údajů: Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl EM, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu EM, které byly osobní údaje poskytnuty, bránila, a to v případě, že: a) zpracování je založeno na souhlasu a b) zpracování se provádí automatizovaně. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má subjekt údajů právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.
právo podat stížnost u dozorového úřadu: Pokud se subjekt údajů domnívá, že EM nezpracovává jeho osobní údaje zákonným způsobem, má právo podat stížnost u dozorového úřadu. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: 234 665 125.
právo na informace ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování: EM je povinna oznamovat jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Pokud to subjekt údajů požaduje, EM informuje subjekt údajů o těchto příjemcích.
právo být informován v případě porušení zabezpečení osobních údajů: Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí EM toto porušení bez zbytečného odkladu subjektu údajů.